Folosirea AI în aplicația de contabilitate

Înainte de a începe: cheia OpenRouter și conectorul MCP sunt două lucruri diferite

În program există două moduri distincte de a folosi inteligența artificială. Ele se configurează în locuri diferite, se plătesc separat și nu se înlocuiesc una pe alta:

Pe scurt: cheia OpenRouter nu se folosește pentru modulul BI, iar conectorul MCP nu se folosește pentru contarea facturilor și a extraselor sau pentru importul bonurilor. Dacă doriți ambele funcționalități, trebuie făcute ambele configurări.

1. Configurare OpenRouter (cheie API pentru funcțiile AI din program - contare facturi SPV, contare extrase, recunoaștere bonuri scanate)

Deschideți-vă cont pe https://openrouter.ai/, încărcați credit (începeți cu 5 USD) și generați o cheie API. Costul estimativ perceput de platformă este de aprox. 0,1 cenți pe pagină de extras bancar și 1-2 cenți pentru 10 bonuri prelucrate.

Cheia obținută trebuie introdusă în rutina DATE SOCIETATE din meniul ADMINISTRARE, în tab-ul ALTELE:

Dacă întâmpinați probleme în obținerea cheii API, folosiți cu încredere orice model AI care să vă îndrume.

Configurarea se face o singură dată, iar cheia este apoi folosită de toate funcțiile AI din program. Video demonstrativ găsiți la adresa: bonuri_openai.mp4

2. Configurare conector MCP (pentru modulul Business Intelligence)

Conectorul nu se configurează în program, ci în modelul AI pe care îl folosiți. Aveți nevoie de utilizatorul și parola MCP primite de la noi. Pașii detaliați, cu imagini, sunt descriși în capitolul B. Cum se configurează conectorul MCP.

Modulul Business Intelligence cu AI

Modulul își propune să fie un instrument în sprijinul managerilor, cărora le permite să interogheze în limbaj natural baza de date a programului și îi ajută să obțină rapoartele ce vor sta la baza celor mai bune decizii în dezvoltarea afacerii. Este o interfață între modelul AI preferat (ChatGPT, Claude, Gemini, Grok etc.) și program.

Permite generarea rapoartelor în format Excel, PDF și DOCX, precum și reprezentări grafice ale datelor. Cu ajutorul AI, puteți face studii comparative ale datelor dumneavoastră cu alte informații relevante existente pe internet din domeniul în care activați.

Este ca și cum ați sta de vorbă cu un analist uman cu MBA.

A. La ce folosește

Pentru contabili:

• poate completa în câteva minute rapoartele lunare către grup sau către firma-mamă;
• poate întocmi situațiile solicitate de Statistică;
• poate completa diverse adeverințe pentru un angajat;
• poate scuti zeci de ore de muncă ale unui contabil care trebuie să completeze lunar rapoarte, statistici, nenumărate fișiere Excel etc.;
• poate prelucra facturi PDF sau poze ale facturilor și le poate aranja sub forma unui fișier Excel pe care să-l importați cu ajutorul modulului DIVERSE / IMPORT XLSX / IMPORT FACTURI;
• poate prelucra orice fișiere generate de alte aplicații și le poate aranja sub forma unui fișier pe care să-l importați cu ajutorul rutinelor din DIVERSE / IMPORT XLSX.

Pentru manageri:

Mai jos prezentăm o listă de rapoarte ce se pot obține; limita este dată doar de imaginația utilizatorului.

1. Dashboard-uri executive

Dashboard CEO

• cifră de afaceri
• profit estimat
• creanțe
• datorii
• cashflow
• top clienți
• top produse

Dashboard financiar

• balanță
• rulaje
• lichiditate
• expunere clienți
• datorii furnizori

Dashboard comercial

• target vs. realizat
• performanță agenți
• marjă
• discounturi

Dashboard producție

• consumuri
• eficiență
• costuri
• producție

Dashboard HR

• cost salarial
• overtime
• absenteism
• headcount

2. Analize avansate

Detectare anomalii

• scăderi bruște ale vânzărilor
• costuri anormale
• consumuri suspecte
• facturi duplicate
• marje negative

Forecast și predicții

• forecast vânzări
• forecast cashflow
• forecast stocuri
• forecast salarii

Analize comparative

• lună vs. lună
• an vs. an
• client vs. client
• produs vs. produs

KPI automatizați

• marjă %
• DSO
• DPO
• rotație stoc
• profitabilitate

3. Contabilitate și financiar

Registru jurnal contabil

• note contabile debit/credit
• rulaje pe cont
• filtrare pe: perioadă, centru de cost, partener, document, cont contabil

Balanță contabilă

• balanță lunară
• balanță anuală
• comparație luni
• comparație ani
• rulaje curente vs. istorice
• solduri inițiale/finale

Analiză conturi

• evoluție conturi 401 / 411 / 512 / 531 etc.
• top conturi după rulaj
• conturi cu variații mari
• dezechilibre contabile

Cash-flow indirect

• variație creanțe
• variație datorii
• variație stocuri
• analiză lichiditate

Analize pe centre de cost

• cheltuieli pe secții
• consumuri pe CDA
• profitabilitate pe centru de cost

4. Vânzări și clienți

Vânzări

• vânzări pe: client, produs, grupă produse, agent, județ, țară, depozit, centru de cost
• evoluție lunară/anuală
• top produse
• top clienți
• top agenți

Profitabilitate

• marjă brută
• adaos comercial
• profit pe produs
• profit pe client
• profit pe agent

Analiză discounturi

• discount total
• discount mediu
• clienți cu discount mare
• impact discount în profit

Analiză creanțe

• facturi restante
• scadențe
• aging: 0–30 zile, 31–60, 61–90, 90+
• risc clienți
• expunere pe client

KPI comerciali

• valoare medie factură
• frecvență cumpărare
• retenție clienți
• volum vândut
• greutate livrată
• volum livrat

5. Achiziții și furnizori

Achiziții

• achiziții pe: furnizor, produs, grupă, țară, depozit, centru de cost

Analiză furnizori

• top furnizori
• evoluție prețuri
• variație costuri
• dependență de furnizor

Datorii furnizori

• facturi neachitate
• scadențe
• aging furnizori
• forecast necesar de numerar

Analiză costuri

• evoluție cost mediu
• variații preț achiziție
• impact cost în marjă

6. Stocuri și logistică

Analiză rotație stoc

• rotație pe produs
• slow moving
• non-moving
• stocuri blocate

Analiză depozite

• stoc pe gestiune
• încărcare depozite
• distribuție produse

Analiză logistică

• greutate totală
• volum total
• produse voluminoase
• capacitate transport

Forecast stocuri

• estimare epuizare stoc
• necesar aprovizionare
• sugestii de reaprovizionare

7. Producție și consumuri

Consum materiale

• consum pe: centru de cost, perioadă, material, secție

Eficiență producție

• consum vs. producție
• randament
• pierderi
• consum specific

Cost producție

• cost materiale
• cost pe produs
• cost pe secție

Analiză producție

• cantități produse
• greutate produsă
• volum produs

KPI operaționali

• consum mediu
• cost unitar
• eficiență secții

8. Salarizare și HR

State salariale

• salarii brute/nete
• contribuții
• impozite
• tichete
• bonusuri

Analiză personal

• cost salarial total
• cost pe angajat
• cost pe funcție
• cost pe locație

Productivitate

Corelabilă cu producția/vânzările:

• venit per angajat
• producție per angajat
• cost salarial / venit

Analiză timp

• ore lucrate
• ore suplimentare
• concedii
• concedii medicale
• șomaj tehnic

KPI HR

• fluctuație personal
• absenteism
• cost overtime
• vechime medie

Adeverințe

• pot fi generate toate modelele de adeverințe pornind de la un template încărcat de utilizator.

9. Sumar – ce poate face efectiv

• generează rapoarte tabelare
• face analize de management
• identifică probleme financiare
• calculează KPI-uri
• construiește dashboard-uri
• generează exporturi Excel
• face analize de profitabilitate
• analizează clienți/furnizori
• analizează stocuri
• analizează salarizarea
• face reconciliere contabilă
• verifică consistența datelor
• automatizează rapoarte periodice

B. Cum se configurează conectorul MCP

În continuare este descris modul de configurare al unui conector MCP în ChatGPT. Configurarea celorlalte modele AI, cum ar fi Gemini, Grok, Perplexity etc., se face în mod similar. Cu siguranță, dacă întrebați modelul folosit, vă va spune pas cu pas cum trebuie să procedați (de exemplu: „Dă-mi pașii pentru adăugarea unui conector MCP”).

1. Intrați în setări:

La secțiunea Apps, dați clic pe Advanced settings.

2. Activați modul dezvoltator: porniți opțiunea Developer mode.

3. Creați aplicația: apăsați butonul Create app. Dați aplicației un nume sugestiv, iar la MCP Server URL treceți adresa: https://mcp.cometa.ro/mcp/

La Authentication alegeți OAuth și, în fereastra laterală care se deschide (Advanced OAuth settings), completați doar:

• OAuth Client ID: <numele utilizatorului MCP primit>
• OAuth Client Secret: <parola>

Bifați „I understand and I want to continue”, apoi apăsați butonul Create.

Veți fi redirecționat către serverul MCP, unde vi se vor solicita din nou utilizatorul și parola. Pentru o securitate suplimentară, copiați codul de callback afișat și trimiteți-ni-l pe e-mail.

Configurarea o veți face o singură dată. Când începeți o conversație nouă, apăsați pe plus și alegeți conectorul cu numele definit anterior, ca în imaginile de mai jos.

Dacă observați că, la întrebările dumneavoastră, primiți răspunsuri generale, fără legătură cu realitatea, spuneți-i ferm în conversație să folosească numai informațiile obținute prin intermediul conectorului.

Vă recomandăm să folosiți o versiune comercială a modelului AI, deoarece versiunile gratuite, după câteva întrebări, epuizează tokenii de test, afișează un mesaj că v-au trecut pe un model mai slab și nu mai apelează conectorul.

Dacă veți configura Claude și aveți mai mulți conectori, veți primi un mesaj de eroare cum că nu puteți folosi același server MCP pentru doi conectori. În această situație, adăugați semnul întrebării la sfârșitul adresei conectorului – de exemplu: la primul conector puneți https://mcp.cometa.ro/mcp/, la al doilea https://mcp.cometa.ro/mcp/?, iar la al treilea https://mcp.cometa.ro/mcp/?a

C. Atenționare

Serverul MCP expune datele firmei către modelul AI folosit. Datele nu pot fi modificate de către AI, ci doar citite. Sunt expuse aproximativ aceleași informații ca cele raportate în declarațiile SAF-T și D112.

Pentru anonimizare, nu sunt expuse datele de identificare ale firmei. Chiar dacă AI-ul are acces la facturile primite și emise de dumneavoastră, nu va ști despre ce firmă este vorba.

D. Considerații finale

• Inteligența artificială ne va schimba modul de lucru în următorii ani, fie că vrem, fie că nu.
• Este mult mai bine să o înțelegi de pe acum și să o folosești în favoarea ta, decât să fii depășit de tehnologie și să o privești ca pe un dușman.
• Chiar dacă procesul de învățare a folosirii ei poate fi mai dificil la început, sau informațiile pe care le primești ți se par banale și inutile, folosește-o zilnic până vei ajunge să-i înțelegi adevăratul potențial și să-l pui în slujba ta.
• Dacă ești manager, de fiecare dată când simți nevoia să suni contabilul ca să-l întrebi un anumit detaliu, adresează întâi întrebarea inteligenței artificiale. Dacă aceasta nu te lămurește, sună-l, iar după ce vei fi vorbit și te vei fi lămurit, reflectează asupra modului în care ar fi trebuit să formulezi întrebarea ca să primești răspunsul adecvat. În cele mai multe cazuri, întrebarea a fost ambiguă, de aceea nu ai primit răspunsul corect.
• Dacă ești contabil și ai o problemă, înainte de a suna la departamentul de suport al firmei furnizoare de soft, încearcă să o adresezi inteligenței artificiale.